E-Rechnung im Handwerk: Was Betriebe wissen müssen
Die elektronische Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft angekommen. Für Handwerksbetriebe heißt das vor allem: Die Software muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der Vorgaben.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Das ist der häufigste Irrtum. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann – kein Bild und kein einfaches PDF.
In Deutschland sind zwei Formate relevant: XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format. ZUGFeRD kombiniert beides – ein für Menschen lesbares PDF, in das der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD in der Regel praktischer, weil der Kunde weiterhin etwas Lesbares bekommt.
Was deine Software können muss
Prüfe diese Punkte konkret im Demo-Termin und lass sie dir zeigen – nicht nur bestätigen.
- Empfang und Anzeige eingehender E-Rechnungen von Lieferanten
- Erzeugung von XRechnung und/oder ZUGFeRD beim Ausgang
- Korrekte Abbildung von Abschlags- und Schlussrechnungen im Format
- Umgang mit § 13b UStG bei Bauleistungen
- Revisionssichere Archivierung der Datensätze
- Übergabe an DATEV oder das genutzte Buchhaltungsprogramm
Der praktische Teil, der oft vergessen wird
Der Empfang ist der Teil, der Betriebe zuerst betrifft – und der am wenigsten beachtet wird. Wenn dein Großhändler dir eine XRechnung schickt und deine Software damit nichts anfangen kann, landet sie ungelesen im Postfach.
Richte deshalb frühzeitig eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein und kläre mit deinem Steuerberater, wie die Datensätze zu ihm kommen.
Fazit
Die technische Umsetzung übernimmt die Software. Deine Aufgabe ist es, vor dem Kauf zu prüfen, ob sie beide Richtungen beherrscht – Empfang und Versand – und ob die Formate im gebuchten Tarif enthalten sind.
Die Regelungen zur elektronischen Rechnung sind gestuft und ändern sich. Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung und ist keine Steuerberatung. Kläre den konkreten Stand und deine Pflichten mit deinem Steuerberater.
Prüfliste zum Mitnehmen
Alle Prüfkriterien aus dem Vergleich gebündelt – für den Demo-Termin und die Abstimmung im Betrieb.
Du bekommst: die 42-Punkte-Prüfliste für den Software-Demotermin als PDF