Handwerkersoftware wechseln – ohne die Daten zu verlieren
Der Wechsel der Software ist kein technisches, sondern ein organisatorisches Projekt. Die meisten Probleme entstehen nicht beim Umzug der Daten, sondern davor – weil niemand geprüft hat, was sich überhaupt exportieren lässt.
Zuerst: Was bekommst du aus dem alten System heraus?
Bevor du irgendein neues Angebot einholst, kläre schriftlich, welche Daten dein bisheriger Anbieter herausgibt und in welchem Format. Diese eine Frage entscheidet über den gesamten Aufwand.
Kundendaten sind fast immer exportierbar. Kritisch sind Artikelstämme mit eigenen Preisen, historische Angebote und Rechnungen, laufende Wartungsverträge und Dokumente.
- Kunden und Ansprechpartner inklusive Objektzuordnung
- Artikelstamm mit deinen individuellen Preisen
- Offene Angebote und laufende Aufträge
- Rechnungshistorie – wichtig für Gewährleistung und Betriebsprüfung
- Wartungsverträge mit Terminen und Laufzeiten
- Dokumente und Fotos an Aufträgen
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Ein Wechsel zum Jahreswechsel klingt logisch, ist aber oft die schlechteste Wahl: Jahresabschluss, Inventur und Urlaubszeit fallen zusammen. Besser ist die betriebliche Nebensaison – bei den meisten Gewerken die Wochen mit der geringsten Auftragslast.
Plane einen Parallelbetrieb von mindestens vier Wochen ein. Neue Vorgänge laufen im neuen System, laufende werden im alten zu Ende geführt.
Die Stolperfallen
- Altvertrag zu früh kündigen und den Zugriff auf historische Daten verlieren.
- Datenexport erst nach der Kündigung anfragen – dann ist die Verhandlungsposition weg.
- Umstellung mitten in die Hochsaison legen.
- Mitarbeiter erst am Umstellungstag informieren.
- Alte Vorlagen und Nummernkreise nicht vorher aufräumen – der Datenmüll zieht mit um.
- Keine schriftliche Zusage über den Export aus dem neuen System einholen.
Die Frage, die du beim neuen Anbieter stellen musst
Bevor du unterschreibst, stelle dieselbe Frage, die du gerade dem alten Anbieter gestellt hast: Was bekomme ich heraus, wenn ich in drei Jahren wechseln will, in welchem Format, und was kostet das?
Die Antwort auf diese Frage sagt mehr über einen Anbieter aus als jede Funktionsliste. Wer sie klar beantwortet, ist sich sicher, dass du bleiben willst. Wer ausweicht, kalkuliert mit dem Wechselaufwand als Bindungsinstrument.
Fazit
Ein Softwarewechsel dauert länger, als jeder Anbieter sagt, und ist trotzdem meist die richtige Entscheidung – wenn du den Datenexport vorher klärst und nicht in der Hochsaison umstellst.
Prüfliste zum Mitnehmen
Alle Prüfkriterien aus dem Vergleich gebündelt – für den Demo-Termin und die Abstimmung im Betrieb.
Du bekommst: die 42-Punkte-Prüfliste für den Software-Demotermin als PDF