Nachkalkulation: Hat sich der Auftrag wirklich gelohnt?
Fast jeder Betrieb kalkuliert vorwärts. Kaum einer prüft nach. Damit fehlt die einzige Information, die wirklich weiterhilft: ob die kalkulierten Stunden gehalten wurden – und bei welcher Auftragsart systematisch nicht.
Was Nachkalkulation beantwortet
Die Vorkalkulation ist eine Vermutung. Die Nachkalkulation ist die Messung. Erst der Vergleich beider Zahlen zeigt, wo dein Betrieb Geld verdient und wo er es verliert.
Die Erkenntnis ist oft unangenehm und fast immer wertvoll: Meistens gibt es eine Auftragsart, die zwar Umsatz bringt, aber Verlust macht – und aus Gewohnheit weiter angenommen wird.
Was du dafür brauchst
Nachkalkulation funktioniert nur, wenn Zeiten und Material einem Auftrag zugeordnet sind. Genau daran scheitert es in den meisten Betrieben – nicht am Willen, sondern an der Erfassung.
- Zeiterfassung mit Auftragsbezug, nicht nur Anwesenheitszeit.
- Materialentnahme, die auf den Auftrag gebucht wird – auch das, was vom Fahrzeug kommt.
- Nachträge, die getrennt vom Hauptauftrag geführt werden.
- Fremdleistungen dem Auftrag zugeordnet.
- Eine Auswertung, die Soll- und Ist-Stunden nebeneinanderstellt.
Die typischen Verlustbringer
In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Muster auf. Wenn du deine Nachkalkulation zum ersten Mal machst, prüfe zuerst diese Kandidaten.
- Kleinaufträge: Anfahrt, Aufmaß und Verwaltung sind fix, der Auftragswert ist klein.
- Notdienst ohne Zuschlag: bindet den teuersten Mitarbeiter zur ungünstigsten Zeit.
- Stammkunden mit gewachsenen Sonderpreisen, die nie angepasst wurden.
- Aufträge mit vielen kleinen Nachträgen, die nie berechnet wurden.
- Gewährleistungsfälle bei einer bestimmten Leistungsart – ein Hinweis auf ein Ausführungs- oder Materialproblem.
Fazit
Fang klein an: Nimm die zehn größten Aufträge des letzten Jahres und stelle kalkulierte gegen tatsächliche Stunden. Diese eine Auswertung verändert die Preisgestaltung der meisten Betriebe mehr als jede Software-Einführung.
Prüfliste zum Mitnehmen
Alle Prüfkriterien aus dem Vergleich gebündelt – für den Demo-Termin und die Abstimmung im Betrieb.
Du bekommst: die 42-Punkte-Prüfliste für den Software-Demotermin als PDF